Jak nie zapominać o codziennych sprawunkach

SMSY I MAILE

 

Już jakiś czas temu postanowiłam stworzyć system zarządzania wiadomościami, które dostaję na skrzynkę email i na telefon. Jeżeli nazwisko nadawcy sugeruje, że zaszła jakaś zmiana w planach (np. mamy mieć lekcję za godzinę) lub podejrzewam, że sprawa jest pilna – sprawdzam gdy tylko mogę i odpisuję. Jeśli nie jestem w stanie zamknąć tematu (np. podać swojej dyspozycyjności przy zmianie terminu lekcji), informuję o tym i obiecuję odpisać ok. godziny X gdy będę już wolna. Następnie ustawiam sobie alarm w telefonie z przypomnieniem na tą właśnie godzinę. Jeżeli tego nie zrobię, na bank zapomnę odpisać. Ot, taką mam pamięć, jak sito. Obserwuję podobną tendencję u swoich kursantów i często nie otrzymuję odpowiedzi na smsy przez 2 dni. Oczywiście muszę się wówczas przypomnieć i dopiero wtedy mogę ustalić terminy zajęć.

 

Druga wersja wydarzeń ma miejsce, gdy jestem pewna, że sprawa może chwilę zaczekać (znów, zazwyczaj sugeruję się nazwiskiem nadawcy i ewentualnymi wspólnymi planami). Wtedy nie otwieram wiadomości. Dla niektórych może to brzmieć niegrzecznie, jednak intencja jest całkowicie odwrotna. Uważam, że każdy kto do mnie pisze zasługuje na odpowiedź, a jeżeli nic mi o jej wysłaniu nie przypomni, to autor się informacji zwrotnej nie doczeka. Dodatkowo wybiję się z rytmu i zamiast koncentrować się na zajęciach, które właśnie prowadzę, moja uwaga będzie przeskakiwać między dwiema sprawami. Wiem, że gdy mój telefon będzie migał na zielono lub ikona wyświetli liczbę nieodczytanych wiadomości, później na pewno nie umknie mi, że mam odpisać.

 

Opcja numer trzy to po prostu mój brak dostępu do telefonu i nadrabianie zaległości gdy tylko mam taką możliwość.

 

Jest to pomieszanie planowania z elastycznością i wiem, że nie jest to system idealny, ale niestety lepszego nigdy nie wynalazłam 😉

 

MINI MINI

 

Mini notesik. Raz na jakiś czas, najczęściej gdy kogoś spotykam po raz pierwszy i jest to akurat w celach zawodowych, druga strona spotyka się z moim kolosem terminarza. Tabelki, samoprzylepne karteczki, kolory i dużo, dużo notatek na marginesach notatnika i wszystko to prowadzi do małego szoku. 😉 „I ty to wszędzie ze sobą nosisz?” Nie wszędzie i nie zawsze, ale najczęściej i zwykle na spotkania z kursantami/klientami lub nawet znajomymi, gdy przewiduję, że przydatne mi będą informacje na temat moich planów. Z tym, że różnica pomiędzy większością pracujących czy studiujących osób polega na tym, że ja żongluję większą liczbą projektów. Nie jestem mamą i nie muszę pamiętać o wywiadówkach czy urodzinach teściowej, ale poza wszystkimi zajęciami z kursantami indywidualnymi, szkoleniami i kursami językowymi, prowadzę blog po polsku, po angielsku, dwa kanały youtube,regularnie ćwiczę i gdy tylko mogę robię całą masę innych rzeczy. Mam czym zarządzać i mniejszy format zapisu by się po prostu nie sprawdził.

 

ALE! Większość osób ma (przynajmniej zazwyczaj) możliwość rozgraniczenia kilku ról. Jeżeli np. pracujecie na etacie, rzadko zaglądacie na siłownię i nie prowadzicie większych prywatnych projektów, to zwykle wystarczy mały kalendarz lub notes, który, schowany w tylnej kieszeni spodni czy torebce, umożliwi zanotowanie wszystkich sprawunków, które akurat przyjdą do głowy. Bo przecież wszyscy to znamy: sytuacje, w których jesteśmy w trakcie wykonywania jakiegoś ważnego zadania i nagle przypominamy sobie, że musimy coś zrobić / kupić / załatwić. Taki mały notesik efektywnie zapobiega sytuacjom awaryjnym, w których zapomnieliśmy o czymś ważnym.

 

RAZ, A DOBRZE

 

Dla tych z Was, którzy nie mają harmonogramu ani terminarza może wydawać się bezsensem zakładanie takiego jedynie w celu pamiętania o domowych usterkach czy urodzinach bliskich. Tu mogę podsunąć wykorzystywanie telefonu. Sama, poza zastosowaniem wspomnianym w pierwszym akapicie, nie używam telefonu do przechowywania swoich planów, acz kilka osób z mojego środowiska efektywnie wykorzystuje swoje komórki do takich prywatnych spraw. Ta zacna grupka ziomków, zwykle gdzieś w okolicy początku nowego roku kalendarzowego, siada i ze swojego miniaturowego dzienniczka wprowadza do telefonu wszystkie urodziny, imieniny, święta i rocznice oraz alarmy z przypomnieniami. Dzięki temu nie muszą na bieżąco kontrolować jakie imprezy będą wymagać ich uwagi w danym miesiącu. Głowa może być spokojna, bo o wydarzeniach będzie pamiętał telefon.

 

Najważniejsza lekcja na dziś?  
 
Umysł służy do kreowania pomysłów, nie ich przechowywania.
 
David Allen 
 
 
The mind is for having ideas not holding them.
 
 

 

Lepiej zainwestować nieco energii w zbudowanie prostego systemu, niż później tracić ją na gaszenie pożarów spowodowanych zapominalstwem.  

 
 

Jedna myśl na temat “Jak nie zapominać o codziennych sprawunkach

Dodaj komentarz