jak się zorganizować – Effective Me Blog

15 lutego, 2018

Aplikacje, które pomogą Ci się zorganizować

HABIT BULL

Czyli tak zwany „habit tracker”, w którym możemy rejestrować do 5 darmowych nawyków i tworzyć ich łańcuchy.

Nadajemy im kategorie (np. fitness),
Tytuły (np. 30 min ćwiczeń),
Formę „rozliczania się” z tych nawyków 😉 (np. proste tak/nie lub wprowadzamy liczbę kalorii, kilometrów, stron w książce czy czegokolwiek chcemy),
A następnie częstotliwość (np. każdego dnia, x dni w tygodniu, itd.).

W prawdzie po angielsku, ale jest bardzo intuicyjna. 😉

PRODUCTIVITY CHALLENGE

Czyli zegar stworzony do monitorowania swoich godzin pracy. W miarę, jak uruchamiamy aplikację wielokrotnie, zdobywamy różne „rangi”. Statystyki pokazują jak nam poszło danego dnia i tygodnia, a timer możemy dostosować do swoich potrzeb. Aplikację tą przy pierwszych kilku użyciach trzeba rozgryźć metodą prób i błędów, ale jest tego warta. Spotkałam się z wieloma zegarami tego typu, jednak z Productivity Challenge nigdy nie zrezygnowałam.

Możemy wprowadzić kilka projektów, nad którymi pracujemy,
Ustawiamy czas „sesji” pracy (co można również szybko zmienić przed każdą rozpoczętą sesją, sama często tak robię),
Wybieramy liczbę sesji oraz jak dług powinny trwać krótsze i dłuższe przerwy (+ z jaką częstotliwością będziemy je robić),
Plus za dzikie efekty dźwiękowe, choć trzeba uważać na to, w jakim środowisku pracujemy. :> Jeżeli słyszeliście kiedyś w jakimś angielskim serialu takie „ŁEEE ŁEEE ŁEEE”, które pojawia się, gdy bohaterowi coś nie wychodzi, to jest to właśnie to. 🙂 Tylko o wiele głośniej. 😀 Dźwięki można wyłączyć. 😉
Aplikacja pomaga w wyrobieniu nawyku intensywnego skupienia na pracy.

& FOREST

Jeszcze jeden timer, który gości na mojej komórce. Ustawiamy „wielkość drzewka, które chcemy posadzić”, tzn. liczbę minut, jaką jesteśmy skłonni poświęcić danemu zadaniu i… odpalamy. Jeżeli w tym czasie spróbujemy wyjść z aplikacji, zabijemy drzewko. Prosty pomysł, nieskomplikowany sposób na wspomaganie swojej koncentracji i wyeliminowania rozpraszaczy.

ALARMY & WALK ME UP

Agresywne budziki wyciągająca nas rano z łóżka na siłę.

W Alarmy musimy

rozwiązać działania matematyczne,
dziko potrząsać telefonem
lub nawet na niego krzyczeć (sprawdzałam, działa :D).
Walk Me Up (walk=chodzić) musimy z tym telefonem zrobić ustawioną liczbę kroków, żeby się wredota wyłączyła. 😉

EVERNOTE

Czyli mój drugi mózg na blogowe artykuły. 😉 Przyzwyczajenie się do niego wymaga nieco czasu, ale warto.

Będą nim zainteresowane w szczególności osoby, które dużo piszą odręcznie (np. studenci), ponieważ aplikacja (jest też program) przekształca nasze osobiste notatki i zapisuje je w postaci pliku tekstowego.
Możemy w nim tworzyć liczne notatniki, notatki, załączać screeny, grafiki i linki.
Darmowa wersja umożliwia podłączenie 2 urządzeń (np. telefonu i komputera), dzięki czemu możemy dodawać notatki nawet wtedy, gdy akurat nie mamy dostępu do laptopa. Wszystko trafi do jednego zbioru.

SPENDING TRACKER

Od niedawna mój ulubieniec. W bardzo prostu sposób rejestruję w nim swoje wydatki i dochody. Dzięki temu wiem ile pieniędzy wydałam każdego miesiąca na ZUS, księgowego, jedzenie, wypady ze znajomymi czy jedzenie. Jako że prowadzę własną działalność, dochód także jest zmienny i zanotowanie wszystkiego (a zajmuje to dosłownie kilka sekund) daje mi możliwość kompletnego ogarnięcia swoich finansów.

*MEDITATION

Bonus dla ludzi z problemami z koncentracją. Jedni uważają trening uważności za dziwną modę, jednak statystyki wykazują, że tego typu ćwiczenie skupienia bardzo pozytywnie wpływa na nasze zdolności poznawcze, samoorganizacje i ogólnie zdrowie psychiczne.

2 grudnia, 2017

Zarządzasz 4 walutami, nawet jeśli o tym nie wiesz

PIENIĄDZE

Gdy ćwiczę z kursantami tryby warunkowe, uwielbiam obserwować ich konsternację następującą po tym pytaniu: gdybyś mógł kupić 3 dowolne FIZYCZNE rzeczy, co byś kupił? Wszyscy wymieniają oczywiście domy i samochody. Tylko, że wybór mieszkania wiąże się zwykle z poczuciem bezpieczeństwa (–>mamy gdzie mieszkać) a samochód z komfortem dojazdu do pracy. Gdy te dwie opcje zejdą nam z drogi, baraniejemy i nie wiemy co powiedzieć. Dopiero w takich chwilach widać czarno na białym, że fizyczne rzeczy większego kalibru nie dają nam znaczącej frajdy, w każdym razie nie długoterminowej.

Pieniądze dają „szczęście” gdy oznaczają wolność, elastyczność, wybór i spokój ducha. Nie potrzebujemy ich, by kupować apartamenty, a żeby kłaść się z poczuciem, że rachunki będą zapłacone i stać nas na dentystę.

CZAS

Mawiają, że czas jest ważniejszy od pieniędzy, ponieważ kasy można zawsze zdobyć więcej, a czasu nie. Wspominałam już o tym – w pewnym okresie życia zapędziłam samą siebie w kozi róg, pracowałam non stop, miałam więcej kasy, niż potrzebowałam, a czasu NI HU HU. Najprostsza droga do tego, żeby znienawidzić własne życie i zakochać się w swojej poduszce. Nic nam po pieniądzach, jeśli nie będziemy mieli czasu, ani ochoty ich wydawać. Rodzina też szczęśliwa nie będzie, bo zielone dowody miłości rzadko kiedy się sprawdzają. W każdym razie nie na dłuższą metę.

ENERGIA

Śmiem twierdzić, że najczęściej przeoczana waluta w życiu człowieka. Jeszcze gdzieś tak do 25 roku życia jest ok. Chodzimy na imprezy, wykłady, pracujemy, zarywamy noce, rano strzelamy sobie dwie mocne kawy i jedziemy dalej. Prawdziwa frajda zaczyna się potem 😛 Gdy ciało domaga się 6-7 godzin snu (alternatywą jest „dzień żywych trupów”), głowa przestaje tak dobrze tolerować alkohol, żołądek śmieciowe jedzenia i zdobywamy doświadczenie z pierwszej ręki na temat problemów z ciśnieniem. Czysta przyjemność 😛 Można więc mieć czas i pieniądze, ale będą one bez znaczenia, jeśli nie będziemy mieć siły, by wstać rano z łóżka.

UWAGA/KONCENTRACJA

I z drugiej strony: mogę być wyspana, mieć w sobie pokłady niewykorzystanej energii, nie narzekać na brak kasy, mieć akurat dzień wolnego… i nadal ignorować siedzącą naprzeciw przyjaciółkę. Co mi się nie zdarza 😛 Ale czysto teoretycznie może 😛 Ta waluta sprowadza się do panowania nad własnym umysłem – na czym się koncentrujesz i gdzie kierujesz swoją uwagę. Osobiście byłam mistrzynią w unieszczęśliwianiu się przez „bycie w dwóch miejscach w tym samym czasie” – fizycznie w jednym, a myślami w drugim. Ćwiczenie koncentracji i trening uważności pomogły, jednak wiem, że mnie osobiście tego nawyku prawdopodobnie nigdy nie uda mi się wyeliminować i zawsze będę musiała uważać gdzie jest mój punkt skupienia, zwłaszcza gdy chodzi o spędzanie czasu z bliskimi.

16 października, 201724 października, 2017

Jak zwiększyć swoją produktywność #1

Dziś poruszam jeden z moich ulubionych tematów, ale też taki, o którym można bardzo długo opowiadać. Temat jest bardzo długi, dlatego zdecydowałam się go poszatkować i stworzyć całą serię. Uważam, że warto się nad sprawą pochylić, ponieważ początkowa inwestycja czasu i energii w samoedukację w tej sferze, potem zwraca się po wielokroć.

PLANOWANIE DOBREJ JAKOŚCI ROZRYWKI JAKO PRIORYTET

Scrolluję facebooka, włączam przypadkowe filmiki na youtubie i sprawdzam pocztę po raz setny. Nie jest więc kwestią sporną czy w ogóle mam ten czas, a jak go wykorzystuję.

Gdy pracuję na pół gwizdka w ciągu tygodnia, mój czas wolny może przyjąć jedną z dwóch poniższych form:

– w weekend zrezygnuję z rozrywki, ponieważ będę musiała nadrobić nagromadzone zaległości

– zdecyduję się na „relaks” z poczuciem winy w tle.

Ciekawe rzeczy się dzieją natomiast, gdy ustalam „dobrej jakości” rozrywkę z wyprzedzeniem w okolicy piątku czy soboty. Staje się ona wtedy paliwem napędowym. Widząc na horyzoncie nagrodę, łatwiej jest mi się zmotywować do pracy i jak prawie każdy człowiek potrzebuję marchewki i kija, systemu deadlinów i cieszących mnie nagród.

Jakby tego było mało, umysł zmęczony pracuje o wiele mniej efektywnie. Nie dając sobie formy rozrywki, która całkowicie odciągnie naszą uwagę od problemów dnia codziennego, zmuszamy swój umysł do pracy w ciągłym napięciu. Nie mamy przez to możliwości się zregenerować, naładować akumulatorów, a nasz poziom energii stopniowo spada aż do wypalenia.

CLEAR TO NEUTRAL TECHNIQUE

Czyli „ustawienie środowiska/ miejsca pracy w pozycji neutralnej”. Oznacza to, że za każdym razem, gdy kończymy dzień, powinniśmy doprowadzić wszystko do stanu względnego ładu.

W przeciwnym razie…
Gdy mam dużo zajęć i nałożę na siebie sporo projektów (lub po prostu mój poziom energii w danym tygodniu można znaleźć na poziomie piwnicy) pozwolę sobie na zostawienie bałaganu na biurku, nieposegregowanie folderów, niewłożenie mazaków i długopisów do właściwych przegródek oraz kłapnięcie pokrywą laptopa wprowadzając go tym samym w stan hibernacji, zamiast go wyłączyć… gdy to następuje, biegam następnego ranka po mieszkaniu przypominając diabła tasmańskiego z Looney Tunes (kto powyżej 30-stki, wie, o co chodzi ;)). Nawet jeśli jakiś cudem przygotowałam wcześniej plan (co w takich okresach rzadko się zdarza), to zamiast zacząć go wcielać w życie, biorę się za ogarnianie pokoju, dokumentów i całej reszty bajzlu.

Chaos w pokoju zdaje się współgrać z chaosem w terminarzu, więc w ciągu całego dnia mam obsuwę i o wiele trudniej jest mi się skoncentrować. A wszystko zaczyna się od niedokończonych spraw dnia poprzedniego.

Miłym bonusem jest to, że technika „clear to neutral” znacząco obniża mój poziom stresu. Choć wiem, że jest to głupie, czasem zasypiam z poczuciem niepokoju i frustracji tylko dlatego, że mam bajzel w sypialni. Znacie to uczucie? Gdy wydaje się Wam, że o czymś zapomnieliście albo czegoś nie zrobiliście? Gdy pilnuję się i dbam o to, aby mieć taki świeży start co rano, takie poczucie towarzyszy mi o wiele rzadziej kiedy wieczorem przykładam głowę do poduszki.

I dotyczy to różnych sfer mojego życia: zarówno biurka, jak i otwartych okienek na laptopie (stąd czasem preferowany nieszczęsny stan hibernacji), niepozmywanych naczyń czy nieposegregowanych folderów.

9 października, 201725 października, 2017

Jak nie zapominać o codziennych sprawunkach

SMSY I MAILE

Już jakiś czas temu postanowiłam stworzyć system zarządzania wiadomościami, które dostaję na skrzynkę email i na telefon. Jeżeli nazwisko nadawcy sugeruje, że zaszła jakaś zmiana w planach (np. mamy mieć lekcję za godzinę) lub podejrzewam, że sprawa jest pilna – sprawdzam gdy tylko mogę i odpisuję. Jeśli nie jestem w stanie zamknąć tematu (np. podać swojej dyspozycyjności przy zmianie terminu lekcji), informuję o tym i obiecuję odpisać ok. godziny X gdy będę już wolna. Następnie ustawiam sobie alarm w telefonie z przypomnieniem na tą właśnie godzinę. Jeżeli tego nie zrobię, na bank zapomnę odpisać. Ot, taką mam pamięć, jak sito. Obserwuję podobną tendencję u swoich kursantów i często nie otrzymuję odpowiedzi na smsy przez 2 dni. Oczywiście muszę się wówczas przypomnieć i dopiero wtedy mogę ustalić terminy zajęć.

Druga wersja wydarzeń ma miejsce, gdy jestem pewna, że sprawa może chwilę zaczekać (znów, zazwyczaj sugeruję się nazwiskiem nadawcy i ewentualnymi wspólnymi planami). Wtedy nie otwieram wiadomości. Dla niektórych może to brzmieć niegrzecznie, jednak intencja jest całkowicie odwrotna. Uważam, że każdy kto do mnie pisze zasługuje na odpowiedź, a jeżeli nic mi o jej wysłaniu nie przypomni, to autor się informacji zwrotnej nie doczeka. Dodatkowo wybiję się z rytmu i zamiast koncentrować się na zajęciach, które właśnie prowadzę, moja uwaga będzie przeskakiwać między dwiema sprawami. Wiem, że gdy mój telefon będzie migał na zielono lub ikona wyświetli liczbę nieodczytanych wiadomości, później na pewno nie umknie mi, że mam odpisać.

Opcja numer trzy to po prostu mój brak dostępu do telefonu i nadrabianie zaległości gdy tylko mam taką możliwość.

Jest to pomieszanie planowania z elastycznością i wiem, że nie jest to system idealny, ale niestety lepszego nigdy nie wynalazłam 😉

MINI MINI

Mini notesik. Raz na jakiś czas, najczęściej gdy kogoś spotykam po raz pierwszy i jest to akurat w celach zawodowych, druga strona spotyka się z moim kolosem terminarza. Tabelki, samoprzylepne karteczki, kolory i dużo, dużo notatek na marginesach notatnika i wszystko to prowadzi do małego szoku. 😉 „I ty to wszędzie ze sobą nosisz?” Nie wszędzie i nie zawsze, ale najczęściej i zwykle na spotkania z kursantami/klientami lub nawet znajomymi, gdy przewiduję, że przydatne mi będą informacje na temat moich planów. Z tym, że różnica pomiędzy większością pracujących czy studiujących osób polega na tym, że ja żongluję większą liczbą projektów. Nie jestem mamą i nie muszę pamiętać o wywiadówkach czy urodzinach teściowej, ale poza wszystkimi zajęciami z kursantami indywidualnymi, szkoleniami i kursami językowymi, prowadzę blog po polsku, po angielsku, dwa kanały youtube,regularnie ćwiczę i gdy tylko mogę robię całą masę innych rzeczy. Mam czym zarządzać i mniejszy format zapisu by się po prostu nie sprawdził.

ALE! Większość osób ma (przynajmniej zazwyczaj) możliwość rozgraniczenia kilku ról. Jeżeli np. pracujecie na etacie, rzadko zaglądacie na siłownię i nie prowadzicie większych prywatnych projektów, to zwykle wystarczy mały kalendarz lub notes, który, schowany w tylnej kieszeni spodni czy torebce, umożliwi zanotowanie wszystkich sprawunków, które akurat przyjdą do głowy. Bo przecież wszyscy to znamy: sytuacje, w których jesteśmy w trakcie wykonywania jakiegoś ważnego zadania i nagle przypominamy sobie, że musimy coś zrobić / kupić / załatwić. Taki mały notesik efektywnie zapobiega sytuacjom awaryjnym, w których zapomnieliśmy o czymś ważnym.

RAZ, A DOBRZE

Dla tych z Was, którzy nie mają harmonogramu ani terminarza może wydawać się bezsensem zakładanie takiego jedynie w celu pamiętania o domowych usterkach czy urodzinach bliskich. Tu mogę podsunąć wykorzystywanie telefonu. Sama, poza zastosowaniem wspomnianym w pierwszym akapicie, nie używam telefonu do przechowywania swoich planów, acz kilka osób z mojego środowiska efektywnie wykorzystuje swoje komórki do takich prywatnych spraw. Ta zacna grupka ziomków, zwykle gdzieś w okolicy początku nowego roku kalendarzowego, siada i ze swojego miniaturowego dzienniczka wprowadza do telefonu wszystkie urodziny, imieniny, święta i rocznice oraz alarmy z przypomnieniami. Dzięki temu nie muszą na bieżąco kontrolować jakie imprezy będą wymagać ich uwagi w danym miesiącu. Głowa może być spokojna, bo o wydarzeniach będzie pamiętał telefon.

Najważniejsza lekcja na dziś?

Umysł służy do kreowania pomysłów, nie ich przechowywania.

David Allen

The mind is for having ideas not holding them.

Tag: jak się zorganizować