Tag: zarządzanie czasem

Opublikowane w

Aplikacje, które pomogą Ci się zorganizować

 

 

HABIT BULL

 

 

Czyli tak zwany „habit tracker”, w którym możemy rejestrować do 5 darmowych nawyków i tworzyć ich łańcuchy.

  • Nadajemy im kategorie (np. fitness),
  • Tytuły (np. 30 min ćwiczeń),
  • Formę „rozliczania się” z tych nawyków 😉  (np. proste tak/nie lub wprowadzamy liczbę kalorii, kilometrów, stron w książce czy czegokolwiek chcemy),
  • A następnie częstotliwość (np. każdego dnia, x dni w tygodniu, itd.).

 

W prawdzie po angielsku, ale jest bardzo intuicyjna. 😉

 

 

PRODUCTIVITY CHALLENGE

Czyli zegar stworzony do monitorowania swoich godzin pracy. W miarę, jak uruchamiamy aplikację wielokrotnie, zdobywamy różne „rangi”. Statystyki pokazują jak nam poszło danego dnia i tygodnia, a timer możemy dostosować do swoich potrzeb. Aplikację tą przy pierwszych kilku użyciach trzeba rozgryźć metodą prób i błędów, ale jest tego warta. Spotkałam się z wieloma zegarami tego typu, jednak z Productivity Challenge nigdy nie zrezygnowałam.

  • Możemy wprowadzić kilka projektów, nad którymi pracujemy,
  • Ustawiamy czas „sesji” pracy (co można również szybko zmienić przed każdą rozpoczętą sesją, sama często tak robię),
  • Wybieramy liczbę sesji oraz jak dług powinny trwać krótsze i dłuższe przerwy (+ z jaką częstotliwością będziemy je robić),
  • Plus za dzikie efekty dźwiękowe, choć trzeba uważać na to, w jakim środowisku pracujemy. :>  Jeżeli słyszeliście kiedyś w jakimś angielskim serialu takie „ŁEEE ŁEEE ŁEEE”, które pojawia się, gdy bohaterowi coś nie wychodzi, to jest to właśnie to. 🙂 Tylko o wiele głośniej. 😀 Dźwięki można wyłączyć. 😉
  • Aplikacja pomaga w wyrobieniu nawyku intensywnego skupienia na pracy.

 

 

 

& FOREST

 

Jeszcze jeden timer, który gości na mojej komórce. Ustawiamy „wielkość drzewka, które chcemy posadzić”, tzn. liczbę minut, jaką jesteśmy skłonni poświęcić danemu zadaniu i… odpalamy. Jeżeli w tym czasie spróbujemy wyjść z aplikacji, zabijemy drzewko. Prosty pomysł, nieskomplikowany sposób na wspomaganie swojej koncentracji i wyeliminowania rozpraszaczy.

 

 

ALARMY & WALK ME UP

Agresywne budziki wyciągająca nas rano z łóżka na siłę.

W Alarmy musimy

  • rozwiązać działania matematyczne,
  • dziko potrząsać telefonem
  • lub nawet na niego krzyczeć (sprawdzałam, działa :D).

    Walk Me Up (walk=chodzić) musimy z tym telefonem zrobić ustawioną liczbę kroków, żeby się wredota wyłączyła. 😉

 

 

 

 

EVERNOTE

Znalezione obrazy dla zapytania evernote

 

Czyli mój drugi mózg na blogowe artykuły. 😉  Przyzwyczajenie się do niego wymaga nieco czasu, ale warto.

  • Będą nim zainteresowane w szczególności osoby, które dużo piszą odręcznie (np. studenci), ponieważ aplikacja (jest też program) przekształca nasze osobiste notatki i zapisuje je w postaci pliku tekstowego.
  • Możemy w nim tworzyć liczne notatniki, notatki, załączać screeny, grafiki i linki.
  • Darmowa wersja umożliwia podłączenie 2 urządzeń (np. telefonu i komputera), dzięki czemu możemy dodawać notatki nawet wtedy, gdy akurat nie mamy dostępu do laptopa. Wszystko trafi do jednego zbioru.

 

 

SPENDING TRACKER

Od niedawna mój ulubieniec. W bardzo prostu sposób rejestruję w nim swoje wydatki i dochody. Dzięki temu wiem ile pieniędzy wydałam każdego miesiąca na ZUS, księgowego, jedzenie, wypady ze znajomymi czy jedzenie. Jako że prowadzę własną działalność, dochód także jest zmienny i zanotowanie wszystkiego (a zajmuje to dosłownie kilka sekund) daje mi możliwość kompletnego ogarnięcia swoich finansów.

 

 

*MEDITATION

 

Bonus dla ludzi z problemami z koncentracją. Jedni uważają trening uważności za dziwną modę, jednak statystyki wykazują, że tego typu ćwiczenie skupienia bardzo pozytywnie wpływa na nasze zdolności poznawcze, samoorganizacje i ogólnie zdrowie psychiczne.

 

Opublikowane w

Jak nie zapominać o codziennych sprawunkach

SMSY I MAILE

 

Już jakiś czas temu postanowiłam stworzyć system zarządzania wiadomościami, które dostaję na skrzynkę email i na telefon. Jeżeli nazwisko nadawcy sugeruje, że zaszła jakaś zmiana w planach (np. mamy mieć lekcję za godzinę) lub podejrzewam, że sprawa jest pilna – sprawdzam gdy tylko mogę i odpisuję. Jeśli nie jestem w stanie zamknąć tematu (np. podać swojej dyspozycyjności przy zmianie terminu lekcji), informuję o tym i obiecuję odpisać ok. godziny X gdy będę już wolna. Następnie ustawiam sobie alarm w telefonie z przypomnieniem na tą właśnie godzinę. Jeżeli tego nie zrobię, na bank zapomnę odpisać. Ot, taką mam pamięć, jak sito. Obserwuję podobną tendencję u swoich kursantów i często nie otrzymuję odpowiedzi na smsy przez 2 dni. Oczywiście muszę się wówczas przypomnieć i dopiero wtedy mogę ustalić terminy zajęć.

 

Druga wersja wydarzeń ma miejsce, gdy jestem pewna, że sprawa może chwilę zaczekać (znów, zazwyczaj sugeruję się nazwiskiem nadawcy i ewentualnymi wspólnymi planami). Wtedy nie otwieram wiadomości. Dla niektórych może to brzmieć niegrzecznie, jednak intencja jest całkowicie odwrotna. Uważam, że każdy kto do mnie pisze zasługuje na odpowiedź, a jeżeli nic mi o jej wysłaniu nie przypomni, to autor się informacji zwrotnej nie doczeka. Dodatkowo wybiję się z rytmu i zamiast koncentrować się na zajęciach, które właśnie prowadzę, moja uwaga będzie przeskakiwać między dwiema sprawami. Wiem, że gdy mój telefon będzie migał na zielono lub ikona wyświetli liczbę nieodczytanych wiadomości, później na pewno nie umknie mi, że mam odpisać.

 

Opcja numer trzy to po prostu mój brak dostępu do telefonu i nadrabianie zaległości gdy tylko mam taką możliwość.

 

Jest to pomieszanie planowania z elastycznością i wiem, że nie jest to system idealny, ale niestety lepszego nigdy nie wynalazłam 😉

 

MINI MINI

 

Mini notesik. Raz na jakiś czas, najczęściej gdy kogoś spotykam po raz pierwszy i jest to akurat w celach zawodowych, druga strona spotyka się z moim kolosem terminarza. Tabelki, samoprzylepne karteczki, kolory i dużo, dużo notatek na marginesach notatnika i wszystko to prowadzi do małego szoku. 😉 „I ty to wszędzie ze sobą nosisz?” Nie wszędzie i nie zawsze, ale najczęściej i zwykle na spotkania z kursantami/klientami lub nawet znajomymi, gdy przewiduję, że przydatne mi będą informacje na temat moich planów. Z tym, że różnica pomiędzy większością pracujących czy studiujących osób polega na tym, że ja żongluję większą liczbą projektów. Nie jestem mamą i nie muszę pamiętać o wywiadówkach czy urodzinach teściowej, ale poza wszystkimi zajęciami z kursantami indywidualnymi, szkoleniami i kursami językowymi, prowadzę blog po polsku, po angielsku, dwa kanały youtube,regularnie ćwiczę i gdy tylko mogę robię całą masę innych rzeczy. Mam czym zarządzać i mniejszy format zapisu by się po prostu nie sprawdził.

 

ALE! Większość osób ma (przynajmniej zazwyczaj) możliwość rozgraniczenia kilku ról. Jeżeli np. pracujecie na etacie, rzadko zaglądacie na siłownię i nie prowadzicie większych prywatnych projektów, to zwykle wystarczy mały kalendarz lub notes, który, schowany w tylnej kieszeni spodni czy torebce, umożliwi zanotowanie wszystkich sprawunków, które akurat przyjdą do głowy. Bo przecież wszyscy to znamy: sytuacje, w których jesteśmy w trakcie wykonywania jakiegoś ważnego zadania i nagle przypominamy sobie, że musimy coś zrobić / kupić / załatwić. Taki mały notesik efektywnie zapobiega sytuacjom awaryjnym, w których zapomnieliśmy o czymś ważnym.

 

RAZ, A DOBRZE

 

Dla tych z Was, którzy nie mają harmonogramu ani terminarza może wydawać się bezsensem zakładanie takiego jedynie w celu pamiętania o domowych usterkach czy urodzinach bliskich. Tu mogę podsunąć wykorzystywanie telefonu. Sama, poza zastosowaniem wspomnianym w pierwszym akapicie, nie używam telefonu do przechowywania swoich planów, acz kilka osób z mojego środowiska efektywnie wykorzystuje swoje komórki do takich prywatnych spraw. Ta zacna grupka ziomków, zwykle gdzieś w okolicy początku nowego roku kalendarzowego, siada i ze swojego miniaturowego dzienniczka wprowadza do telefonu wszystkie urodziny, imieniny, święta i rocznice oraz alarmy z przypomnieniami. Dzięki temu nie muszą na bieżąco kontrolować jakie imprezy będą wymagać ich uwagi w danym miesiącu. Głowa może być spokojna, bo o wydarzeniach będzie pamiętał telefon.

 

Najważniejsza lekcja na dziś?  
 
Umysł służy do kreowania pomysłów, nie ich przechowywania.
 
David Allen 
 
 
The mind is for having ideas not holding them.
 
 

 

Lepiej zainwestować nieco energii w zbudowanie prostego systemu, niż później tracić ją na gaszenie pożarów spowodowanych zapominalstwem.  

 
 

Opublikowane w

Czy robienie kilku rzeczy na raz oszczędza Twój czas

Jestem zajęta, jestem ważna
 
Zerkam nerwowo na zegarek – zostało mi jeszcze 20 minut do wyjścia. W tym samym czasie zalewam kawę i zamykam lodówkę, po czym biegnę do pokoju gdzie ubieram się między jednym a drugim kęsem, ogarniam pokój i nakładam makijaż. Gdy stwierdzam, że mam jeszcze 5 minut, sprawdzam szybko pocztę email i media społecznościowe. Nie ma wielkiego znaczenia, że gdy wrócę do mieszkania 2 h później, zrobię to jeszcze raz i to prawdopodobnie gdzieś między przygotowywaniem różnych zajęć dla firm. Ewentualny telefon w międzyczasie da mi dodatkowe poczucie, że jestem aktywna i spełniam swoje obowiązki. Tylko jakoś tak realizacja konkretnych celów znikna mi sprzed oczu. Milion projektów rozpoczętych, ani jeden zakończony.
 
Będzie szybciej gdy zrobię dwie rzeczy na raz
 
Mam okropny zwyczaj. Gdy rozmawiam przez telefon ZAWSZE wykonuję jeszcze co najmniej jedną czynność. Organizuję dokumenty na biurku, uzupełniam harmonogram czy też robię listę zakupów – możliwości jest dużo. Jest to stary nawyk z okresu między czwartym a piątym rokiem studiów, gdy łączyłam ze sobą studiowanie dwóch kierunków. Żyłam wówczas w przekonaniu, że nie mam chwili do stracenia, a wykonując kilka rzeczy na raz jestem w stanie zaoszczędzić nieco cennego czasu. Mając napięty harmonogram ignorowałam zmęczenie i uznawałam je po prostu za oczywisty element takiego stylu życia. Jednak w pewnym momencie zaczęłam uderzać w ścianę. Mózg odmawiał posłuszeństwa, a ja uznałam, że czas ogarnąć cały ten bajzel, który stworzyłam w swoim życiu i poczytać nieco więcej na temat osobistej produktywności. Jakże się zdziwiłam, gdy przeczytałam, że przez ten cały czas zamiast oszczędzać czas, tylko go marnowałam.
 
Buforowanie, czyli ładowanie kontekstu
 
Pod kilkoma względami mózg przypomina komputer i tak też jest w przypadku wielozadaniowości. Każde zadanie czy projekt wymagają innych okoliczności, czyli różnego kontekstu. Tak, jak pracując na jednym komputerze w dwóch różnych programach musimy przeskakiwać między dwoma odrębnymi okienkami i dawać czas komputerowi, żeby „pomyślał” i załadował wszystkie elementy programów, tak ludzki umysł wymaga czasu i energii, żeby wrócić do kontekstu i zagadnień danego zadania. Napisanie raportów dla szefa wymaga ponownego wdrożenia się w statystyki, a wybranie prezentu dla bliskiej osoby przypomnienia sobie czym się ona ostatnio interesowała. Z kolei powrót do raportu zmusza umysł do kolejnego przeskoku i znów marnotrawienia energii. Niestety, dopiero po przeczytaniu wyników badań i bardzo sprecyzowanych statystyk oceniających efektywność pracy mózgu, pozwoliłam sobie na wykonywanie jednej rzeczy na raz, bez szafowania projektami na lewo i prawo. I choć stare nawyki ciężko wyplenić, była to jedna z najlepszych decyzji, jakie podjęłam w zarządzaniu swoim harmonogramem.
 
LEKCJA: Multitasking, czyli wielozadaniowość, nie działa. Istnieje jedynie przerzutność uwagi, przez którą koncentracja wędruje od jednego zadania do drugiego i, ażeby być je w stanie wykonać, musi „załadować” na nowo kontekst z nim związany. Jak już kiedyś wspominaliśmy, wszystko zużywa naszą mentalną energię – przypominanie sobie okoliczności (kontekstu) również. 
Opublikowane w

Gdy jest tyle pracy, że nie wiemy w co ręce włożyć

OPCJA STANDARD
Muszę poprawić ostatnie testy, zaprojektować skrypt na kolejne szkolenie, uzupełnić dokumenty z tego poprzedniego, wybrać prezent urodzinowy dla taty, znaleźć dobrego hydraulika… I nagle z krótkiej notatki mentalnej robi się 10-tomowa epopeja, a ja postanawiam,… że *będę jak Scarlet O’Hara i pomyślę o tym jutro 😀 Warto dodać, że i tak należę do tych szczęściarzy, którzy nie mają dzieci (mam tu na myśli jedynie ogrom obowiązków, jaki się z nimi wiąże, dzieci lubię ;p), cieszą się zdrowiem fizycznym i nie muszą biegać między dwoma etatami, żeby spłacić kredyt na mieszkanie. Mimo wszystko, najnormalniej w świecie dużo tego i gdy zaczynamy zdawać sobie sprawę JAK BARDZO tego dużo – zamieram. Mózg zawiesza się na chwilę w próżni (w każdym razie mój tak robi :D) i w efekcie przytłoczona nadmiarem sprawunków – nie robię NIC 😀
 
TRUDNE POCZĄTKI I TAKTYKA BRADLEY COOPER
Pozmywaj naczynia. Albo posprzątaj na biurku. Zrób COŚ. Cokolwiek. Cokolwiek, co da Ci poczucie progresu. Ironicznie, jest to sprzeczne z tym, co niedawno opublikowałam (w myśl zasady „nie marnuj swojej energii mentalnej na bzdury”), jednak różne sytuacje i stopnie odwlekania wymagają różnych narzędzi. Zdarza się, że albo sama myśl dużej ilości pracy jest tak zniechęcająca, że trudno nam nawet ruszyć z miejsca. Bzdurna czynność, taka jak zmywanie naczyń, od którego zaczął swoją przemianę bohater filmu „Limitless” („Jestem Bogiem”) spełniła funkcję rozgrzewki – czegoś lekkiego, co pozwala przełamać niechęć. Wszyscy wiemy, że najtrudniej jest zacząć i to z początkiem mamy największy problem. Niech więc czynność będzie tak bzdurna, mechaniczna i niewymagający, jak to tylko możliwe. Potem naprawdę już pójdzie 😉 Pozmywajmy więc naczynia 😉
 
CZEGO OCZY NIE WIDZĄ…
Pisząc to zakładam, że nie doszliśmy jeszcze do punktu paniki w wyniku zrobienia/zajrzenia do kilometrowej listy rzeczy do zrobienia 😉 WYsoce prawdopodobne jest jednak, że mamy jedną, dwie, góra trzy najważniejsze (i pilne) sprawy do załatwienia oraz całą masę różnego rodzaju bzdur. Sama, zwłaszcza w okresie gdy łączyłam pracę, szkołę fotografii i egzaminy z teorii szybownictwa, gdy tylko patrzyłam na swój harmonogram, dostawałam ataku paniki. Dosłownie. Oczywiście sama to wszystko na siebie nałożyłam w przekonaniu, że „dam radę” i w ostatecznym rozrachunku tak też było, jednak nawet taki zorganizowany pracoholik jak ja miewa chwile zwątpienia. Gdy już zmusiłam się do działania stawałam przed pokusą, aby robić kilka rzeczy na raz i szybko nadrobić zaległości. Dopiero z czasem nauczyłam się, że mój mózg nie jest w stanie rozwiązywać dwóch problemów jednocześnie nie przypłacając tego utratą koncentracji, czasu i energii. Siadałam więc przy konkretnym teście czy rozdziale, a całą resztę zamykałam i kładłam poza swoim polem widzenia. Gdy tego nie robiłam, nawet kiedy nie zerkałam do innych projektów, moja uwaga przeskakiwała od jednego zadania (tego bieżącego) do drugiego, które czekało w kolejce. Nigdy nie przyspieszało to mojej pracy, a jedynie dodatkowo strofowało i utrudniało koncentrację.
 
POINTA: bardzo dobrym przyjacielem osoby zajętej jest siła rozpędu. Dzięki niej rozwalamy system i działamy jeszcze sprawniej 😉 Niestety, na samym początku napotykamy blokadę. Czujemy zniechęcenie i odwlekamy działanie w czasie. Najlepszym sposobem na zmuszenie się do rozpoczęcia pracy jest zrobienie bzdurnej czynności, która da nam ten rozpęd, a gdy już go troszkę nabierzemy, wybieramy jedno do trzech najważniejszych zadań i odcinamy się w każdy możliwy sposób od reszty.
 
I nie, nie kwestionuję tego, że wszystkie Wasze projekty są ważne, na pewno są 😉  ale gdybyście z ręką na sercu mieli wskazać palcem ten najważniejszy i to w przeciągu 3 sekund – coś mi mówi, że wszyscy byliby w stanie to zrobić 😉
 
*Ze szczególnym podziękowaniem dla Gabrysi za to, że zapoznała mnie z tą filozofią ;P
Opublikowane w

Jak media społecznościowe wpływają na zapamiętywanie

DLACZEGO WSZYSCY KAŻĄ MI JEŚĆ RANO ŻABĘ?

 

Jedną z pierwszych koncepcji, z jakimi zetknęłam się na początku swojej edukacji o rozwoju osobistym była rada Briana Tracy. Jest on autorem książki „Zjedz tę żabę”, która opisywała około 20-ścia zagadnień ułatwiających zarządzanie czasem a tytuł reprezentował myśl przewodnią, czyli uporanie się z największym (i zwykle najmniej przyjemnym) zadaniem w pierwszej kolejności. Muszę przyznać, że mimo początkowej niechęci przez pewien okres czasu udawało mi się stosować do tej zasady i dzięki temu skończyłam połowę mojej pracy licencjackiej oraz oszczędziłam sobie sporo stresu, gdyż nie zostawiłam tego dużego projektu na ostatnią chwilę. Tracy tłumaczył, że nie tylko możemy dzięki takiemu nawykowi „odhaczać” rano najistotniejsze sprawunki, ale również uzyskać poczucie zwycięstwa rano i przekonanie, że najgorsze jest już za nami. Dopiero z czasem dowiedziałam się, że to jedynie wierzchołek góry lodowej.

 

NAJPIERW POZBĘDĘ SIĘ TYCH WSZYSTKICH BZDUREK-PIERDÓŁEK, A POTEM…

 

Czy ktoś z Was kiedyś zauważył, że wszystkie stancje i akademiki w okresie sesji przechodzą generalne porządki? 😀 Oczywiście sprzątanie pełni w takiej sytuacji funkcję dystraktora, czyli takiego „odciągacza uwagi” (wszystko, byle nie nauka). Bywa jednak zwykle, że są to drobne rzeczy, które nagromadziły się przez dłuższy czas i wtedy dochodzimy do wniosku, że gdy tylko zejdzie nam z drogi cały ten bajzel, wreszcie będziemy w stanie usiąść do konkretnej pracy i skoncentrować się tylko i wyłącznie na niej. Tak, to jest główny cel – wyeliminować rozpraszacze, żeby móc poświęcić się w 100% tej jednej sprawie. Zastanawia mnie tylko jedno. Czy zauważyliście, że z jakiegoś dziwnego powodu to nigdy nie działa? 😀

 

KAPITANIE, KOŃCZY NAM SIĘ PALIWO

 

W skrócie rzecz ujmując, jesteśmy bardzo leniwym gatunkiem. Jak już ustaliliśmy, w pierwszej kolejności bierzemy się za najprostsze zadania (np. sprawdzenie poczty i mediów społecznościowych) i odwlekamy te trudniejsze, ponieważ do nich jesteśmy najbardziej zniechęceni. Problem polega na tym, że nasz mózg zużywa energię bez względu na to, co robi. Nawet MYŚLĄC JEDYNIE o jakimś projekcie wykorzystujemy mentalne paliwo (energię kognitywną = poznawczą, czyli taką związaną z rozumowaniem). Między innymi dlatego też wszyscy (lub prawie wszyscy ;p) trenerzy od zarządzania czasem powtarzają w kółko, żeby rano nie spędzać czasu scrollując facebook’a czy instagrama. KAŻDA aktywność, nawet ta bzdurna i banalna, zużywa energię umysłu. Efekt jest nie trudny do przewidzenia – gdy siadamy do najistotniejszego zadania, nasz umysł jest już zmęczony, a my nie zrobiliśmy niczego konkretnego.

 

Wszyscy wiemy, że powinniśmy zaczynać od priorytetów, jednak, jak to mówią, powszechna wiedza niekoniecznie jest powszechną praktyką. Jeśli najpierw zmierzysz się z małymi zadaniami, wiedz, że gdy przejdziesz do większych poziom twojej energii bardzo szybko spadnie. Zwłaszcza w momencie, gdy będą to zadania wymagające kreatywności lub przyswajania nowego materiału. Koniec końców, wykonanie ich zajmie ci o wiele więcej czasu, aniżeli zabrałoby gdybyś wykonał je w pierwszej kolejności ze świeżym umysłem.