Kategoria: Zarządzanie czasem

Opublikowane w

Czy robienie kilku rzeczy na raz oszczędza Twój czas

Jestem zajęta, jestem ważna
 
Zerkam nerwowo na zegarek – zostało mi jeszcze 20 minut do wyjścia. W tym samym czasie zalewam kawę i zamykam lodówkę, po czym biegnę do pokoju gdzie ubieram się między jednym a drugim kęsem, ogarniam pokój i nakładam makijaż. Gdy stwierdzam, że mam jeszcze 5 minut, sprawdzam szybko pocztę email i media społecznościowe. Nie ma wielkiego znaczenia, że gdy wrócę do mieszkania 2 h później, zrobię to jeszcze raz i to prawdopodobnie gdzieś między przygotowywaniem różnych zajęć dla firm. Ewentualny telefon w międzyczasie da mi dodatkowe poczucie, że jestem aktywna i spełniam swoje obowiązki. Tylko jakoś tak realizacja konkretnych celów znikna mi sprzed oczu. Milion projektów rozpoczętych, ani jeden zakończony.
 
Będzie szybciej gdy zrobię dwie rzeczy na raz
 
Mam okropny zwyczaj. Gdy rozmawiam przez telefon ZAWSZE wykonuję jeszcze co najmniej jedną czynność. Organizuję dokumenty na biurku, uzupełniam harmonogram czy też robię listę zakupów – możliwości jest dużo. Jest to stary nawyk z okresu między czwartym a piątym rokiem studiów, gdy łączyłam ze sobą studiowanie dwóch kierunków. Żyłam wówczas w przekonaniu, że nie mam chwili do stracenia, a wykonując kilka rzeczy na raz jestem w stanie zaoszczędzić nieco cennego czasu. Mając napięty harmonogram ignorowałam zmęczenie i uznawałam je po prostu za oczywisty element takiego stylu życia. Jednak w pewnym momencie zaczęłam uderzać w ścianę. Mózg odmawiał posłuszeństwa, a ja uznałam, że czas ogarnąć cały ten bajzel, który stworzyłam w swoim życiu i poczytać nieco więcej na temat osobistej produktywności. Jakże się zdziwiłam, gdy przeczytałam, że przez ten cały czas zamiast oszczędzać czas, tylko go marnowałam.
 
Buforowanie, czyli ładowanie kontekstu
 
Pod kilkoma względami mózg przypomina komputer i tak też jest w przypadku wielozadaniowości. Każde zadanie czy projekt wymagają innych okoliczności, czyli różnego kontekstu. Tak, jak pracując na jednym komputerze w dwóch różnych programach musimy przeskakiwać między dwoma odrębnymi okienkami i dawać czas komputerowi, żeby „pomyślał” i załadował wszystkie elementy programów, tak ludzki umysł wymaga czasu i energii, żeby wrócić do kontekstu i zagadnień danego zadania. Napisanie raportów dla szefa wymaga ponownego wdrożenia się w statystyki, a wybranie prezentu dla bliskiej osoby przypomnienia sobie czym się ona ostatnio interesowała. Z kolei powrót do raportu zmusza umysł do kolejnego przeskoku i znów marnotrawienia energii. Niestety, dopiero po przeczytaniu wyników badań i bardzo sprecyzowanych statystyk oceniających efektywność pracy mózgu, pozwoliłam sobie na wykonywanie jednej rzeczy na raz, bez szafowania projektami na lewo i prawo. I choć stare nawyki ciężko wyplenić, była to jedna z najlepszych decyzji, jakie podjęłam w zarządzaniu swoim harmonogramem.
 
LEKCJA: Multitasking, czyli wielozadaniowość, nie działa. Istnieje jedynie przerzutność uwagi, przez którą koncentracja wędruje od jednego zadania do drugiego i, ażeby być je w stanie wykonać, musi „załadować” na nowo kontekst z nim związany. Jak już kiedyś wspominaliśmy, wszystko zużywa naszą mentalną energię – przypominanie sobie okoliczności (kontekstu) również. 
Opublikowane w

Gdy jest tyle pracy, że nie wiemy w co ręce włożyć

OPCJA STANDARD
Muszę poprawić ostatnie testy, zaprojektować skrypt na kolejne szkolenie, uzupełnić dokumenty z tego poprzedniego, wybrać prezent urodzinowy dla taty, znaleźć dobrego hydraulika… I nagle z krótkiej notatki mentalnej robi się 10-tomowa epopeja, a ja postanawiam,… że *będę jak Scarlet O’Hara i pomyślę o tym jutro 😀 Warto dodać, że i tak należę do tych szczęściarzy, którzy nie mają dzieci (mam tu na myśli jedynie ogrom obowiązków, jaki się z nimi wiąże, dzieci lubię ;p), cieszą się zdrowiem fizycznym i nie muszą biegać między dwoma etatami, żeby spłacić kredyt na mieszkanie. Mimo wszystko, najnormalniej w świecie dużo tego i gdy zaczynamy zdawać sobie sprawę JAK BARDZO tego dużo – zamieram. Mózg zawiesza się na chwilę w próżni (w każdym razie mój tak robi :D) i w efekcie przytłoczona nadmiarem sprawunków – nie robię NIC 😀
 
TRUDNE POCZĄTKI I TAKTYKA BRADLEY COOPER
Pozmywaj naczynia. Albo posprzątaj na biurku. Zrób COŚ. Cokolwiek. Cokolwiek, co da Ci poczucie progresu. Ironicznie, jest to sprzeczne z tym, co niedawno opublikowałam (w myśl zasady „nie marnuj swojej energii mentalnej na bzdury”), jednak różne sytuacje i stopnie odwlekania wymagają różnych narzędzi. Zdarza się, że albo sama myśl dużej ilości pracy jest tak zniechęcająca, że trudno nam nawet ruszyć z miejsca. Bzdurna czynność, taka jak zmywanie naczyń, od którego zaczął swoją przemianę bohater filmu „Limitless” („Jestem Bogiem”) spełniła funkcję rozgrzewki – czegoś lekkiego, co pozwala przełamać niechęć. Wszyscy wiemy, że najtrudniej jest zacząć i to z początkiem mamy największy problem. Niech więc czynność będzie tak bzdurna, mechaniczna i niewymagający, jak to tylko możliwe. Potem naprawdę już pójdzie 😉 Pozmywajmy więc naczynia 😉
 
CZEGO OCZY NIE WIDZĄ…
Pisząc to zakładam, że nie doszliśmy jeszcze do punktu paniki w wyniku zrobienia/zajrzenia do kilometrowej listy rzeczy do zrobienia 😉 WYsoce prawdopodobne jest jednak, że mamy jedną, dwie, góra trzy najważniejsze (i pilne) sprawy do załatwienia oraz całą masę różnego rodzaju bzdur. Sama, zwłaszcza w okresie gdy łączyłam pracę, szkołę fotografii i egzaminy z teorii szybownictwa, gdy tylko patrzyłam na swój harmonogram, dostawałam ataku paniki. Dosłownie. Oczywiście sama to wszystko na siebie nałożyłam w przekonaniu, że „dam radę” i w ostatecznym rozrachunku tak też było, jednak nawet taki zorganizowany pracoholik jak ja miewa chwile zwątpienia. Gdy już zmusiłam się do działania stawałam przed pokusą, aby robić kilka rzeczy na raz i szybko nadrobić zaległości. Dopiero z czasem nauczyłam się, że mój mózg nie jest w stanie rozwiązywać dwóch problemów jednocześnie nie przypłacając tego utratą koncentracji, czasu i energii. Siadałam więc przy konkretnym teście czy rozdziale, a całą resztę zamykałam i kładłam poza swoim polem widzenia. Gdy tego nie robiłam, nawet kiedy nie zerkałam do innych projektów, moja uwaga przeskakiwała od jednego zadania (tego bieżącego) do drugiego, które czekało w kolejce. Nigdy nie przyspieszało to mojej pracy, a jedynie dodatkowo strofowało i utrudniało koncentrację.
 
POINTA: bardzo dobrym przyjacielem osoby zajętej jest siła rozpędu. Dzięki niej rozwalamy system i działamy jeszcze sprawniej 😉 Niestety, na samym początku napotykamy blokadę. Czujemy zniechęcenie i odwlekamy działanie w czasie. Najlepszym sposobem na zmuszenie się do rozpoczęcia pracy jest zrobienie bzdurnej czynności, która da nam ten rozpęd, a gdy już go troszkę nabierzemy, wybieramy jedno do trzech najważniejszych zadań i odcinamy się w każdy możliwy sposób od reszty.
 
I nie, nie kwestionuję tego, że wszystkie Wasze projekty są ważne, na pewno są 😉  ale gdybyście z ręką na sercu mieli wskazać palcem ten najważniejszy i to w przeciągu 3 sekund – coś mi mówi, że wszyscy byliby w stanie to zrobić 😉
 
*Ze szczególnym podziękowaniem dla Gabrysi za to, że zapoznała mnie z tą filozofią ;P
Opublikowane w

Jak media społecznościowe wpływają na zapamiętywanie

DLACZEGO WSZYSCY KAŻĄ MI JEŚĆ RANO ŻABĘ?

 

Jedną z pierwszych koncepcji, z jakimi zetknęłam się na początku swojej edukacji o rozwoju osobistym była rada Briana Tracy. Jest on autorem książki „Zjedz tę żabę”, która opisywała około 20-ścia zagadnień ułatwiających zarządzanie czasem a tytuł reprezentował myśl przewodnią, czyli uporanie się z największym (i zwykle najmniej przyjemnym) zadaniem w pierwszej kolejności. Muszę przyznać, że mimo początkowej niechęci przez pewien okres czasu udawało mi się stosować do tej zasady i dzięki temu skończyłam połowę mojej pracy licencjackiej oraz oszczędziłam sobie sporo stresu, gdyż nie zostawiłam tego dużego projektu na ostatnią chwilę. Tracy tłumaczył, że nie tylko możemy dzięki takiemu nawykowi „odhaczać” rano najistotniejsze sprawunki, ale również uzyskać poczucie zwycięstwa rano i przekonanie, że najgorsze jest już za nami. Dopiero z czasem dowiedziałam się, że to jedynie wierzchołek góry lodowej.

 

NAJPIERW POZBĘDĘ SIĘ TYCH WSZYSTKICH BZDUREK-PIERDÓŁEK, A POTEM…

 

Czy ktoś z Was kiedyś zauważył, że wszystkie stancje i akademiki w okresie sesji przechodzą generalne porządki? 😀 Oczywiście sprzątanie pełni w takiej sytuacji funkcję dystraktora, czyli takiego „odciągacza uwagi” (wszystko, byle nie nauka). Bywa jednak zwykle, że są to drobne rzeczy, które nagromadziły się przez dłuższy czas i wtedy dochodzimy do wniosku, że gdy tylko zejdzie nam z drogi cały ten bajzel, wreszcie będziemy w stanie usiąść do konkretnej pracy i skoncentrować się tylko i wyłącznie na niej. Tak, to jest główny cel – wyeliminować rozpraszacze, żeby móc poświęcić się w 100% tej jednej sprawie. Zastanawia mnie tylko jedno. Czy zauważyliście, że z jakiegoś dziwnego powodu to nigdy nie działa? 😀

 

KAPITANIE, KOŃCZY NAM SIĘ PALIWO

 

W skrócie rzecz ujmując, jesteśmy bardzo leniwym gatunkiem. Jak już ustaliliśmy, w pierwszej kolejności bierzemy się za najprostsze zadania (np. sprawdzenie poczty i mediów społecznościowych) i odwlekamy te trudniejsze, ponieważ do nich jesteśmy najbardziej zniechęceni. Problem polega na tym, że nasz mózg zużywa energię bez względu na to, co robi. Nawet MYŚLĄC JEDYNIE o jakimś projekcie wykorzystujemy mentalne paliwo (energię kognitywną = poznawczą, czyli taką związaną z rozumowaniem). Między innymi dlatego też wszyscy (lub prawie wszyscy ;p) trenerzy od zarządzania czasem powtarzają w kółko, żeby rano nie spędzać czasu scrollując facebook’a czy instagrama. KAŻDA aktywność, nawet ta bzdurna i banalna, zużywa energię umysłu. Efekt jest nie trudny do przewidzenia – gdy siadamy do najistotniejszego zadania, nasz umysł jest już zmęczony, a my nie zrobiliśmy niczego konkretnego.

 

Wszyscy wiemy, że powinniśmy zaczynać od priorytetów, jednak, jak to mówią, powszechna wiedza niekoniecznie jest powszechną praktyką. Jeśli najpierw zmierzysz się z małymi zadaniami, wiedz, że gdy przejdziesz do większych poziom twojej energii bardzo szybko spadnie. Zwłaszcza w momencie, gdy będą to zadania wymagające kreatywności lub przyswajania nowego materiału. Koniec końców, wykonanie ich zajmie ci o wiele więcej czasu, aniżeli zabrałoby gdybyś wykonał je w pierwszej kolejności ze świeżym umysłem.