Tag: jak pracować efektywniej

Opublikowane w

Jak zwiększyć swoją produktywność #1

Dziś poruszam jeden z moich ulubionych tematów, ale też taki, o którym można bardzo długo opowiadać. Temat jest bardzo długi, dlatego zdecydowałam się go poszatkować i stworzyć całą serię. Uważam, że warto się nad sprawą pochylić, ponieważ początkowa inwestycja czasu i energii w samoedukację w tej sferze, potem zwraca się po wielokroć.

 

  1. PLANOWANIE DOBREJ JAKOŚCI ROZRYWKI JAKO PRIORYTET

 

Scrolluję facebooka, włączam przypadkowe filmiki na youtubie i sprawdzam pocztę po raz setny. Nie jest więc kwestią sporną czy w ogóle mam ten  czas, a jak go wykorzystuję.

Gdy pracuję na pół gwizdka w ciągu tygodnia, mój czas wolny może przyjąć jedną z dwóch poniższych form:
– w weekend zrezygnuję z rozrywki, ponieważ będę musiała nadrobić nagromadzone zaległości
– zdecyduję się na „relaks” z poczuciem winy w tle.
Ciekawe rzeczy się dzieją natomiast, gdy ustalam „dobrej jakości” rozrywkę z wyprzedzeniem w okolicy piątku czy soboty. Staje się ona wtedy paliwem napędowym. Widząc na horyzoncie nagrodę, łatwiej jest mi się zmotywować do pracy i jak prawie każdy człowiek potrzebuję marchewki i kija, systemu deadlinów i cieszących mnie nagród.
Jakby tego było mało, umysł zmęczony pracuje o wiele mniej efektywnie. Nie dając sobie formy rozrywki, która całkowicie odciągnie naszą uwagę od problemów dnia codziennego, zmuszamy swój umysł do pracy w ciągłym napięciu. Nie mamy przez to możliwości się zregenerować, naładować akumulatorów, a nasz poziom energii stopniowo spada aż do wypalenia.
  1. CLEAR TO NEUTRAL TECHNIQUE

Czyli „ustawienie środowiska/ miejsca pracy w pozycji neutralnej”. Oznacza to, że za każdym razem, gdy kończymy dzień, powinniśmy doprowadzić wszystko do stanu względnego ładu.

 

W przeciwnym razie…
Gdy mam dużo zajęć i nałożę na siebie sporo projektów (lub po prostu mój poziom energii w danym tygodniu można znaleźć na poziomie piwnicy) pozwolę sobie na zostawienie bałaganu na biurku, nieposegregowanie folderów, niewłożenie mazaków i długopisów do właściwych przegródek oraz kłapnięcie pokrywą laptopa wprowadzając go tym samym w stan hibernacji, zamiast go wyłączyć… gdy to następuje, biegam następnego ranka po mieszkaniu przypominając diabła tasmańskiego z Looney Tunes (kto powyżej 30-stki, wie, o co chodzi ;)). Nawet jeśli jakiś cudem przygotowałam wcześniej plan (co w takich okresach rzadko się zdarza), to zamiast zacząć go wcielać w życie, biorę się za ogarnianie pokoju, dokumentów i całej reszty bajzlu.

 

Chaos w pokoju zdaje się współgrać z chaosem w terminarzu, więc w ciągu całego dnia mam obsuwę i o wiele trudniej jest mi się skoncentrować. A wszystko zaczyna się od niedokończonych spraw dnia poprzedniego.

 

Miłym bonusem jest to, że technika „clear to neutral” znacząco obniża mój poziom stresu. Choć wiem, że jest to głupie, czasem zasypiam z poczuciem niepokoju i frustracji tylko dlatego, że mam bajzel w sypialni.  Znacie to uczucie? Gdy wydaje się Wam, że o czymś zapomnieliście albo czegoś nie zrobiliście? Gdy pilnuję się i dbam o to, aby mieć taki świeży start co rano, takie poczucie towarzyszy mi o wiele rzadziej kiedy wieczorem przykładam głowę do poduszki.

 

I dotyczy to różnych sfer mojego życia: zarówno biurka, jak i otwartych okienek na laptopie (stąd czasem preferowany nieszczęsny stan hibernacji), niepozmywanych naczyń czy nieposegregowanych folderów.

Opublikowane w

Czy robienie kilku rzeczy na raz oszczędza Twój czas

Jestem zajęta, jestem ważna
 
Zerkam nerwowo na zegarek – zostało mi jeszcze 20 minut do wyjścia. W tym samym czasie zalewam kawę i zamykam lodówkę, po czym biegnę do pokoju gdzie ubieram się między jednym a drugim kęsem, ogarniam pokój i nakładam makijaż. Gdy stwierdzam, że mam jeszcze 5 minut, sprawdzam szybko pocztę email i media społecznościowe. Nie ma wielkiego znaczenia, że gdy wrócę do mieszkania 2 h później, zrobię to jeszcze raz i to prawdopodobnie gdzieś między przygotowywaniem różnych zajęć dla firm. Ewentualny telefon w międzyczasie da mi dodatkowe poczucie, że jestem aktywna i spełniam swoje obowiązki. Tylko jakoś tak realizacja konkretnych celów znikna mi sprzed oczu. Milion projektów rozpoczętych, ani jeden zakończony.
 
Będzie szybciej gdy zrobię dwie rzeczy na raz
 
Mam okropny zwyczaj. Gdy rozmawiam przez telefon ZAWSZE wykonuję jeszcze co najmniej jedną czynność. Organizuję dokumenty na biurku, uzupełniam harmonogram czy też robię listę zakupów – możliwości jest dużo. Jest to stary nawyk z okresu między czwartym a piątym rokiem studiów, gdy łączyłam ze sobą studiowanie dwóch kierunków. Żyłam wówczas w przekonaniu, że nie mam chwili do stracenia, a wykonując kilka rzeczy na raz jestem w stanie zaoszczędzić nieco cennego czasu. Mając napięty harmonogram ignorowałam zmęczenie i uznawałam je po prostu za oczywisty element takiego stylu życia. Jednak w pewnym momencie zaczęłam uderzać w ścianę. Mózg odmawiał posłuszeństwa, a ja uznałam, że czas ogarnąć cały ten bajzel, który stworzyłam w swoim życiu i poczytać nieco więcej na temat osobistej produktywności. Jakże się zdziwiłam, gdy przeczytałam, że przez ten cały czas zamiast oszczędzać czas, tylko go marnowałam.
 
Buforowanie, czyli ładowanie kontekstu
 
Pod kilkoma względami mózg przypomina komputer i tak też jest w przypadku wielozadaniowości. Każde zadanie czy projekt wymagają innych okoliczności, czyli różnego kontekstu. Tak, jak pracując na jednym komputerze w dwóch różnych programach musimy przeskakiwać między dwoma odrębnymi okienkami i dawać czas komputerowi, żeby „pomyślał” i załadował wszystkie elementy programów, tak ludzki umysł wymaga czasu i energii, żeby wrócić do kontekstu i zagadnień danego zadania. Napisanie raportów dla szefa wymaga ponownego wdrożenia się w statystyki, a wybranie prezentu dla bliskiej osoby przypomnienia sobie czym się ona ostatnio interesowała. Z kolei powrót do raportu zmusza umysł do kolejnego przeskoku i znów marnotrawienia energii. Niestety, dopiero po przeczytaniu wyników badań i bardzo sprecyzowanych statystyk oceniających efektywność pracy mózgu, pozwoliłam sobie na wykonywanie jednej rzeczy na raz, bez szafowania projektami na lewo i prawo. I choć stare nawyki ciężko wyplenić, była to jedna z najlepszych decyzji, jakie podjęłam w zarządzaniu swoim harmonogramem.
 
LEKCJA: Multitasking, czyli wielozadaniowość, nie działa. Istnieje jedynie przerzutność uwagi, przez którą koncentracja wędruje od jednego zadania do drugiego i, ażeby być je w stanie wykonać, musi „załadować” na nowo kontekst z nim związany. Jak już kiedyś wspominaliśmy, wszystko zużywa naszą mentalną energię – przypominanie sobie okoliczności (kontekstu) również.