Jestem zajęta, jestem ważna
Zerkam nerwowo na zegarek – zostało mi jeszcze 20 minut do wyjścia. W tym samym czasie zalewam kawę i zamykam lodówkę, po czym biegnę do pokoju gdzie ubieram się między jednym a drugim kęsem, ogarniam pokój i nakładam makijaż. Gdy stwierdzam, że mam jeszcze 5 minut, sprawdzam szybko pocztę email i media społecznościowe. Nie ma wielkiego znaczenia, że gdy wrócę do mieszkania 2 h później, zrobię to jeszcze raz i to prawdopodobnie gdzieś między przygotowywaniem różnych zajęć dla firm. Ewentualny telefon w międzyczasie da mi dodatkowe poczucie, że jestem aktywna i spełniam swoje obowiązki. Tylko jakoś tak realizacja konkretnych celów znikna mi sprzed oczu. Milion projektów rozpoczętych, ani jeden zakończony.
Będzie szybciej gdy zrobię dwie rzeczy na raz
Mam okropny zwyczaj. Gdy rozmawiam przez telefon ZAWSZE wykonuję jeszcze co najmniej jedną czynność. Organizuję dokumenty na biurku, uzupełniam harmonogram czy też robię listę zakupów – możliwości jest dużo. Jest to stary nawyk z okresu między czwartym a piątym rokiem studiów, gdy łączyłam ze sobą studiowanie dwóch kierunków. Żyłam wówczas w przekonaniu, że nie mam chwili do stracenia, a wykonując kilka rzeczy na raz jestem w stanie zaoszczędzić nieco cennego czasu. Mając napięty harmonogram ignorowałam zmęczenie i uznawałam je po prostu za oczywisty element takiego stylu życia. Jednak w pewnym momencie zaczęłam uderzać w ścianę. Mózg odmawiał posłuszeństwa, a ja uznałam, że czas ogarnąć cały ten bajzel, który stworzyłam w swoim życiu i poczytać nieco więcej na temat osobistej produktywności. Jakże się zdziwiłam, gdy przeczytałam, że przez ten cały czas zamiast oszczędzać czas, tylko go marnowałam.
Buforowanie, czyli ładowanie kontekstu
Pod kilkoma względami mózg przypomina komputer i tak też jest w przypadku wielozadaniowości. Każde zadanie czy projekt wymagają innych okoliczności, czyli różnego kontekstu. Tak, jak pracując na jednym komputerze w dwóch różnych programach musimy przeskakiwać między dwoma odrębnymi okienkami i dawać czas komputerowi, żeby „pomyślał” i załadował wszystkie elementy programów, tak ludzki umysł wymaga czasu i energii, żeby wrócić do kontekstu i zagadnień danego zadania. Napisanie raportów dla szefa wymaga ponownego wdrożenia się w statystyki, a wybranie prezentu dla bliskiej osoby przypomnienia sobie czym się ona ostatnio interesowała. Z kolei powrót do raportu zmusza umysł do kolejnego przeskoku i znów marnotrawienia energii. Niestety, dopiero po przeczytaniu wyników badań i bardzo sprecyzowanych statystyk oceniających efektywność pracy mózgu, pozwoliłam sobie na wykonywanie jednej rzeczy na raz, bez szafowania projektami na lewo i prawo. I choć stare nawyki ciężko wyplenić, była to jedna z najlepszych decyzji, jakie podjęłam w zarządzaniu swoim harmonogramem.
LEKCJA: Multitasking, czyli wielozadaniowość, nie działa. Istnieje jedynie przerzutność uwagi, przez którą koncentracja wędruje od jednego zadania do drugiego i, ażeby być je w stanie wykonać, musi „załadować” na nowo kontekst z nim związany. Jak już kiedyś wspominaliśmy, wszystko zużywa naszą mentalną energię – przypominanie sobie okoliczności (kontekstu) również.